L’Archivio delle registrazioni dei dati AML come biglietto da visita dei presìdi utilizzati
La registrazione dei dati secondo il tracciato individuato dalla Banca d’Italia (ex AUI) rappresenta la sintesi della buona gestione dei presìdi che le Banche e/o gli Intermediari finanziari, in qualità di soggetti obbligati dal Dlgs 231/07, hanno introdotto per contrastare il fenomeno del riciclaggio. Non a caso, nell’ambito delle attività ispettive che la Banca d’Italia effettua, la prima richiesta che viene formulata alle Funzioni interne coinvolte nell’ispezione riguarda la messa a disposizione dell’Archivio delle registrazioni antiriciclaggio, limitato ad un certo periodo, da fornire nel formato *txt “ministeriale”; ciò per consentire al nucleo ispettivo, attraverso specifici programmi diagnostici, di verificare lo “stato di salute” dei presìdi oltre ad individuare classi di operazioni e/o rapporti meritevoli di approfondimento. L’archivio, quindi, rappresenta il “portone d’ingresso” per la maggioranza delle successive attività di approfondimento; certamente, una coerente e aggiornata costruzione dello stesso dello stesso Archivio, consente di far focalizzare l’attenzione solo su quelle operatività per le quali la Banca e/o l’Intermediario hanno la consapevolezza di aver attivato tutti i controlli preventivi di “adeguata verifica” istituzionalizzati all’interno delle procedure aziendali come la Policy aziendale ed il manuale operativo. Peraltro, una competente e attenta interpretazione dei dati contenuti nell’Archivio, consente di verificare il compiuto monitoraggio sulle vicende dei rapporti e delle operazioni, l’operatività nei confronti dei Paesi ad “alto rischio”, l’attività svolta dalla clientela nei settori considerati “a rischio”, l’entità delle operazioni in un certo arco temporale, l’attività di investigazione sulla titolarità effettiva e altre circostanze sensibili per la politica di contrasto al riciclaggio. Tuttavia, essendo l’Archivio AML il collettore dei flussi informativi provenienti dalla Anagrafe e dalla Contabilità aziendale, la correttezza delle informazioni viene condizionata dal corretto inserimento dei dati di base nei due archivi “alimentanti”; in diversi casi esaminati, l’analisi dei dati AML ha consentito di individuare, attraverso verifiche mirate, disfunzioni e/o malfunzionamenti di tali archivi. Tale strumento, oltre alle verifiche da parte delle Autorità, rappresenta uno strumento di monitoraggio di ausilio fondamentale per le Funzioni del controllo interno, di secondo e terzo livello, in grado di mettere in risalto le eventuali criticità del sistema dei presìdi AML , poi da valutare ed esporre nell’ambito dell’esercizio di “autovalutazione” annuale richiesto ai soggetti obbligati in ottemperanza del Provvedimento di Banca d’Italia del 26/3/2019.
Il tracciato dell’Archivio (ex AUI) è stato oggetto di revisione, come richiesto dalla Direttiva UE 2015/849 (IV Direttiva), le cui indicazioni sono state recepite dal Dlgs 231/07 (Artt. 32) e, la Banca d’Italia, sulla base delle attribuzioni dell’Art 34 del richiamato Dlgs, ha emanato il Provvedimento del 24/3/2020 contenente la nuova procedura di registrazione.Con tale Provvedimento, nel rispetto degli obiettivi della semplificazione richiesta” dalla UE, Banca d’Italia ha concesso la facoltà ai soggetti obbligati di avvalersi di Archivi interni i cui dati (provenienti dalla Anagrafe e dalla Contabilità aziendale), per essere finalizzati alle registrazioni AML, devono essere resi fruibili attraverso una apposita procedura di estrazione individuata sull’Allegato 1 del Provvedimento stesso; alternativamente, al fine di creare minor disagio ai soggetti a ciò obbligati, tenuto conto che il tracciato già in uso (ex AUI) è ampiamente diffuso e gestito con continuità dalle software-house di settore, Banca d’Italia ha provveduto a “ritoccare” il vecchio tracciato introdotto nel 1/2014 , diffondendo i parametri aggiornati nell’Allegato 2 del medesimo Provvedimento. Quindi, prima con l’Art. 32 del Dlgs 231/07, poi con il Provvedimento Banca d’Italia del 24/3/2020, il vecchio Archivio Unico Informatico viene mandato in pensione per essere sostituito con un nuovo Archivio AML con qualche minima semplificazione rispetto al preesistente.
La NKM Consulting, precedentemente con altra denominazione ma sempre con il medesimo team, da sempre ha assistito una vasta platea di Banche e Intermediari Finanziari sulle tematiche normative e tecniche inerenti l’antiriciclaggio; tra le diverse attività , un settore di eccellenza della NKM da sempre è stato quello rappresentato dalle verifiche dei contenuti dell’Archivio AML che, attraverso software di diagnostica proprietari, come Anaconda® e Vipera®, consentono ai nostri esperti di individuare, confrontare e valutare le criticità, proponendo e suggerendo rimedi per conseguire l’assoluta conformità alla regolamentazione di base dell’antiriciclaggio.A tale proposito, come già fu fatto per la precedente edizione del tracciato dell’AUI edizione 2014, per consentire un controllo puntuale delle singole registrazioni in caso di “audit”, abbiamo predisposto un elaborato con tutte le informazioni necessarie e le codifiche di riferimento a portata immediata completa delle annotazioni riferite ai singoli attributi. Per coloro che fossero interessati a riceverne copia : info@nkmconsulting.it